Versionieren & Archivieren

DocuDepot bietet Ihnen eine rechtssichere und revisionssichere Ablage. Alle Versionen eines Dokumentes werden gespeichert und können zu einem späteren Zeitpunkt abgerufen werden. An Hand der Versionshistorie und der Metadatenhistorie erkennen Sie wer, wann, welche Version übertragen oder welche Metadaten geändert hat.

Rechtssicher – Revisionssicher

 

Im Folgenden ein Auszug aus den rechtlichen Anforderungen an eine revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten:

Revisionssichere Speicherung von Dokumenten

Aus den rechtlichen Anforderungen zur revisionssicheren Aufbewahrung von Dokumenten ergeben sich folgende Grundsätze :

  • Jedes Dokument wird unveränderbar gespeichert.
  • Es darf kein Dokument auf dem Weg in den Speicher oder im Speicher selbst verloren gehen.
  • Jedes Dokument muss mit geeigneten Techniken wieder auffindbar sein.
  • Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
  • Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
  • Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
  • Alle Inhalte müssen zeitnah wiedergefunden werden können.
  • Alle Aktionen im Speicher, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
  • Elektronische Langzeitspeicher sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
  • Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer sicherzustellen.

Zusammengefasst bedeutet dies, dass eine revisionssicherere Speicherung von Dokumenten unter folgenden Voraussetzungen möglich ist:

  • Die Daten werden in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert, welches Informationen datenbankgestützt wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher bereitstellen kann.
  • Der ordnungsgemäße Betrieb des Systems ist sichergestellt.
  • Das System und die Vorgaben zur Nutzung des Systems sind dokumentiert.
  • Das System wird ordnungsgemäß genutzt.

Für die Praxis ergeben sich daraus folgende Anforderungen an die revisionssicherere Speicherung von elektronischen Dokumenten:

  • Aktenrelevante Dokumente sind frühzeitig, vollständig und richtig in einem System zur revisionssicheren Speicherung elektronischer Akten abzulegen. Dabei ist sicherzustellen, dass der Sachzusammenhang (Akte, Vorgang) erkennbar ist.
  • Die Veränderungen an Dokumenten, Vorgängen und Akten sowie die Bearbeitung eines Vorgangs müssen für berechtigte Personen vollständig nachvollziehbar dokumentiert sein. Das bedeutet, dass Protokoll- und Bearbeitungsinformationen (geordnete Darstellung der Entstehung und Abwicklung der Vorgangsbearbeitung = Protokollierung) erfasst, gepflegt und automatisch generiert werden.
  • Berechtigte Personen müssen jederzeit Zugriff auf die Daten haben. Nichtberechtigte Personen dürfen keinen Zugriff haben.
  • Für das System zur revisionssicheren Speicherung elektronischer Akten sowie für dessen Nutzung muss eine aktuelle, verständliche und nachvollziehbare Dokumentation existieren, die regelmäßig fortgeschrieben wird. Dabei müssen der Stand des Systems und die Dokumentation jederzeit übereinstimmen.
  • Die Einhaltung der technischen und organisatorischen Anforderungen ist regelmäßig zu prüfen.