Scannen & Übertragen

Viele Wege führen ins Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Je nach Art des Dokumentes (Papierdokument, Datei, Zeichnung, Mail) besitzt DocuDepot genau die richtige Schnittstelle zur Übernahme.

  1. Papierdokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Angebote, Anfragen, Auftragsbestätigungen, etc. Diese Dokumente werden am besten mit einem Netzwerkscanner oder einem Scanner am Arbeitsplatz elektronisch erfasst, direkt in durchsuchbare PDF Dateien umgewandelt und vom Scanner in ein Verzeichnis abgelegt, welches in DocuDepot als Eingangsverzeichnis konfiguriert ist. DocuDepot liest dieses neue Dokument sofort ein, indiziert es und legt es den Daten entsprechend intern ab.
  2. Dateien aus eigenen Anwendungen, die auf Ihrem Rechner liegen (PDF Dokumente, Zeichnungen, …). Diese Dokumente können ganz einfach per Drag & Drop übertragen werden. Ziehen Sie dazu die Datei aus Ihrem Explorer in den entsprechenden Ordner Ihres DocuDepot Clients. Alternativ dazu kann im DocuDepot Client ein Dialog geöffnet werden, um nach den zu übertragenden Dateien zu suchen.
  3. Ein- und ausgehende Mails DocuDepot besitzt einen eigenen Mail-Account. Damit Mails dorthin übertragen und archiviert werden, geben Sie lediglich die festgelegte E-Mail Adresse des DocuDepot Dokumentenmanagementsystems (z.B. docudepot@meinefirma.de) im C.C. oder B.C.C. an. Eintreffende Mails leiten Sie bequem über einen FORWARD an DocuDepot weiter. Alternativ hierzu steht auch ein Outlook-Plugin zur Verfügung. Über den „DocuDepot“-Button in Outlook können Sie damit Mails per Knopfdruck direkt übertragen.