DOKUMENTENMANAGEMENT mit DOCUDEPOT

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Intelligentes Dokumentenmanagement

Papierloses Büro bedeutet, dass Informationen aus verschiedenen Quellen in DocuDepot revisionssicher abgelegt werden. Bei diesen Quellen kann es sich um den Posteingang, den Mailverkehr oder um interne Programme (ERP, Zeichenprogramme, etc.) handeln. All diese Daten lassen sich leicht nach DocuDepot übertragen. DocuDepot extrahiert Inhalte und Metadaten und verwaltet diese intern. Volltextsuche oder gezielte Suchanfragen bringen schnell jedes Dokument zur Anzeige.

Papierlos bedeutet aber auch, dass für Reviews oder Freigaben kein Kopieren und manuelles Weitergeben der Dokumente notwendig ist. Die internen Prüfprozesse von DocuDepot übernehmen diese Arbeit für Sie.


Dokumentensuche

Jeden Tag verbringen Mitarbeiter im Vertrieb oder Einkauf Stunden mit der Suche nach Dokumenten. Sei es, dass Lieferscheine zu einer Rechnung, oder Datenblätter zu einem Artikel gesucht werden, die manuelle Suche kostet viel Zeit und Geld.

Mit DocuDepot sparen Sie sich diesen Zeitaufwand. Dokumente können über „Softlinks“ miteinander verbunden werden und liegen somit schnell im Zugriff. Inhalte und Metadaten der Dokumente werden indiziert und somit besteht natürlich auch die Möglichkeit spezielle Suchanfragen zu definieren oder eine Volltextsuche durchzuführen.

 

Dokumentenworkflow

Sie kennen das. Eintreffende Rechnungen werden kopiert und an den Besteller, die Buchhaltung und weitere Personen verteilt. Zudem stellen sich dann oft Fragen wie:, Wurde die Rechnung geprüft? Kann sie bezahlt werden?

Mit den in DocuDepot integrierten Review- und Prüfabläufen vermeiden Sie nicht nur diese Papierflut. Sie kennen auch jederzeit den Status eines Dokumentes. Sie sehen sofort wer an welchem Dokument, oder in welchem Prüfschritt arbeitet. Umgekehrt sieht jeder Mitarbeiter, welche Prüfaufgaben er zu erledigen hat.

 

Dokumentenkontrolle

Nicht jeder soll Zugriff auch alle Dokumente bekommen und all das sehen, was gerade im Ordner steckt. Paralleles arbeiten am gleichen Dokument muss verhindert werden.

Mit DocuDepot können Sie Dokumente gezielt für einzelne Personen oder Gruppen freigeben. Nur diese Personen und Gruppen haben Zugriff auf die Dokumente, egal ob über direkten Zugriff oder über eine Suchanfrage. Wen eine Person an einem Dokument arbeitet, ist dieses für andere Personen gesperrt. Sie sehen aber, wer daran arbeitet.

 

Dokumentenarchivierung

„Wie wurde das in der ersten Fassung nochmals beschrieben?“, „wie sah die Zeichnung vor meiner letzten Änderung aus?“, „Welche Änderungen haben wir damals durchgeführt?“. Fragen, die sich bisher nur schwer klären ließen, beantwortet jetzt DocuDepot.

DocuDepot speichert alte Versionen revisionssicher ab. Mit der Historie sehen Sie sofort, wann welche Version eingestellt wurde. Dort haben Sie auch einfachen Zugriff auf alle vorhergegangenen Versionen.

 

Intelligentes Dokumentenmanagement

Am Mühlgraben 6,
63927 Bürgstadt,

09371-9793-10